Autorė Jurgita Gaukštė | L. Riaubaitės nuotr.
Daugelis organizacijų šiuo metu darbuotojams siūlo gražius biurus ir jaukią darbo aplinką, suteikia galimybes dirbti hibridiškai derinant darbą biure su darbu iš namų. Pasirūpina darbo priemonėmis ir komunikacijos įrankiais, reikalingais hibridiniam darbui. Tačiau verta prisiminti, kad sveiką darbo aplinką, organizacinę erdvę kuria ir darbuotojai apgyvendindami aplinką, užimdami joje vietą ir netgi įsivaizduodami erdvę, kurioje dirba. Skirtingus darbo aplinkos aspektus atpažinti ir valdyti yra lyderystės užduotis.
Dėl greičio, darbo nuotoliu ir technologijų pažangos dažniau naudojamos skaitmeninės platformos, vidinės komunikacijos įrankiai. Platformos ir įrankiai gali padėti komandoms kurti bendrumo jausmą ir gerinti bendradarbiavimą. Tačiau mažiau kalbama apie tai, kad skaitmeninė erdvė praplečia vadovo atsakomybės ribas, gali padėti komandai efektyviau dirbti, bet gali tapti erdve, kuri kenkia komandiškumui.
Apie skaitmeninės aplinkos, įvairių platformų naudojimą darbe pradėjau dažniau girdėti vesdama supervizijų ir grupinio koučingo sesijas vadovams. Vadovai vis dažniau pradėjo atsinešti lyderystės iššūkius, kurie kilo būtent virtualiose komandų grupėse ar skaitmeninėje erdvėje.
Kartais temperatūra pakyla virtualioje darbo grupėje
Viena iš vadovo užduočių – rūpintis savo komandos teritorija, tiek fizine, tiek emocine, tiek tikslų ribose. Teritorijos ribos plečiasi ir į virtualias erdves bei vidinės komunikacijos platformas.
Vienos komandos vadovas kalbėdamas apie savo lyderystės iššūkius pasidalijo situacija, kuri prasidėjo komandos Facebook grupėje. Komandos nariams joje bendraujant stipriai pakilo emocinė temperatūra, kai kolegos šią virtualią grupę pradėjo naudoti koreguojančio grįžtamojo ryšio teikimui. Darbuotojai slenkančio grafiko komandoje, ėmė kelti nuotraukas po pamainos apie nekokybiškai atliktą darbą.
Kitas pavyzdys, kai darbuotojas organizacijos vidinės komunikacijos platformoje pakvietė bendradarbius diskutuoti ir vertinti vieno kolegos nekokybiškai parengtą dokumentaciją.
Vietoje to, kad skaitmeninės komunikacijos platformos padėtų bendradarbiauti, įvyko susiskaldymas ir vienas kito kaltinimas. Vienoje iš minėtų situacijų skaitmeninėje erdvėje sukritikuotas komandos narys net atsisakė vykti drauge į komandos teambuilding‘ą.
Tariamas ar tikras emocinis saugumas skaitmeninėje erdvėje
Virtuali erdvė pasižymi – tariamu saugumu. Atrodo, kad žmogus slėpdamasis už ekrano, lengvai gali numesti „emocinę bombą“ ir paspausti „leave“ ar tiesiog išjungti programėlę. Gali atrodyti, kad įmesti kritikuojančią nuotrauką ar komentarą į chat‘ą yra greičiau ir galbūt pavyks išvengti nepatenkinto kolegos veido išraiškos. Tikrai, grįžtamąjį ryšį teikti gyvai – tai emociškai labiau varginantis darbas. Tenka išsakyti žmogui dalykus, kas taisytina, ir priimti jo reakcijas. Bet svarbu atsiminti, kad raštu sprendžiant konfliktines situacijas ar teikiant koreguojantį grįžtamąjį ryšį kyla rizika, kad kitas žmogus nematydamas kūno kalbos, veido išraiškos, negirdėdamas balso tono, perskaitys jūsų tekstą nebūtinai su tokia intonacija, su kuria kreipėtės. Taip iš pažiūros paprasta komunikacinė žinutė gali peraugti į aukštos temperatūros konfliktą. Todėl verta pasvarstyti, ką komunikuoti raštu, o kokius dalykus pasilikti gyvai komunikacijai.
Kartais veiksmai vidinės komunikacijos onlaininėje grupėje pasisukę nepageidaujama linkme yra geras signalas permąstyti, kokiam tikslui buvo sukurta ir yra naudojama grupė/platforma ir palyginti su tuo, koks darbas joje iš tiesų vyksta. Verta pagalvoti, ar jūsų vidinės komunikacijos skaitmeninis įrankis skirtas dalintis darbinėmis naujienomis? O gal deleguoti užduotis ar klausti kolegų patarimo? Dėl skaitmeninių platformų ir virtualių grupių tikslų periodiškai verta susitarti ir persitarti bei pasirūpinti, kad įrankis tikrai tarnautų efektyvesniam komandos darbui ir geresnei tarpusavio atmosferai.
Skaitmeninės platformos keičia vietos ir laiko sampratą
Organizacinė erdvė – tai patiriama erdvė. Ji yra ne tik materiali fizinė, bet ir socialinė, ir skaitmeninė erdvė. Organizacinę erdvę tyrinėjantis J. Poutanen rašo, kad erdvę galima laikyti procesu, kuris sukuriamas ne tik planuojant, bet ir organizacijos nariams ją apgyvendinant, erdvę užimant ir įsivaizduojant [2]. Dažnai girdžiu, kad įmonėse susitarta, kad 4 ar 3 dienas iš 5 darbuotojas gali dirbti nuotoliu. Kiek jūsų buvote pagalvoję, kad tai, kaip jis įsivaizduoja darbo aplinką turi didelį poveikį jo patirčiai? Įdomu, kaip dažnai darbuotojo paklausiama: papasakok, kaip tu matai mūsų darbo aplinką? Kokia ji tavo akimis? Skirtingus įsivaizdavimus yra galimybė apčiuopti per kultūros, vertybių, įsitraukimo tyrimų aptarimą – tada randasi šiek tiek daugiau bendro įsivaizdavimo.
Pav. Organizacinė erdvė – tai sankirta tarp fizinės, socialinės, skaitmeninės ir patiriamosios aplinkos
Darbą perkeliant į online erdves kažkas nutinka su laiku ir vieta. Įdomių įžvalgų apie psichodinaminius skaitmeninės erdvės aspektus pateikė mano kolegos moksliniame straipsnyje „When what’s needed is imagination: Using remote platforms for group relations and organizational practices“ [1]. Komandos vidinės komunikacijos platforma ar Facebook grupė yra vieta, ir ji turi savo laiką. Fizinė darbo vieta turi savo fizines ribas (biuras, kabinetas, stalas) ir turi savo darbo valandas (slenkančio darbo valandos ar darbas fiksuotomis valandomis). Facebook grupė irgi yra vieta, kur vyksta darbas ir tarpusavio santykiai. Daug kur susitarta, kad po darbo valandų neprivaloma tikrinti laiškų. Bet pavyzdžiui, slenkančiu grafiku dirbančių kolegų virtuali darbo grupė veikia 24 val. Kyla klausimas, ar visiems OK, kad kolegos rašo į grupę kilusius klausimus ir problemas visą parą. Ir toliau, kas ir per kiek laiko turi/neturi reaguoti į grupėje paskelbtą problemą. Tokiais atvejais verta turėti susitarimus, kokios skubos ir svarbumo klausimus rašote grupėje, o kokiais klausimais skambinate atsakingam komandos nariui.
Lyderystė online erdvėse plokštėja
Iš pažiūros tokiame paprastame klausime, kaip kolegų Facebook grupė yra nemažai paradokso. Facebook nėra profesinis tinklas. Jis dažniau naudojamas laisvalaikiui ir draugiškiems ryšiams palaikyti. Ir vis tik jame įsikuria darbinė grupė – darbo erdvė. Fiziškai susitinkant darbe yra atributai, parodantys, koks komandos narių vaidmuo, koks autoritetas, galima rasti statuso požymių. Visus šiuos dalykus apibūdina įvairūs elementai: kabinetas, apranga, paslaugų sektoriuje dažnai matome darbuotojo kortelę „vadovas“, „pardavėjas“, „mokinys“. Virtualioje erdvėje, visi šie atributai tampa mažiau svarbūs. Facebook, Zoom, Teams nenurodo vaidmens, tik vardą ir pavardę. Galvose formuojasi vaizdinys, tarsi kolegų Facebook grupė – draugystės ryšiais susijusių žmonių grupė, kurioje visi lygūs.
Pagalvokite apie kolegas, kuriuos esate sutikę tik online, kaip įsivaizduojate, kaip jie atrodytų, jei susitiktumėte gyvai. Kai studijavau organizacijų psichodinamiką, vieni studijų metai dėl pandemijos vyko tik online. Atėjo nauji kursiokai, su jais dalyvavome seminaruose ir grupėse vien tik Zoom kambariuose. Kai praėjus metams susitikome gyvai, tie, kurie gyvenime yra mažo ūgio, mūsų galvose buvo įsivaizduojami kaip didesni, o tie, kurie gyvenime yra aukšti ir stambesnio sudėjimo, mūsų galvose buvo įsivaizduojami kaip mažesni. Mūsų fantazija visus suvidurkino, visiškai kaip padaro Zoom‘as – visi kvadratėliai vienodo dydžio. Panašiai vyksta ir su vaidmeniu bei autoritetu online grupėse. Kas turėjo didesnės atsakomybės ir galios vaidmenį, dažnai galia truputį sumažėja, ir atitinkamai, kas turėjo mažesnės atsakomybės ir galios vaidmenį dažnai pasijunta turintys didesnį galios mandatą. Todėl pasitaiko pavyzdžių organizacijose, kai intensyvesnio emocinio krūvio situacijose, online grupės nebeveikia produktyviai. Pavyzdžiui, kai formuojasi komanda atėjus naujokams, netikėtai online grupė gali virsti naujokų „skalbykla“, kad parodyti, kur kieno vieta sistemoje. Panašiai gali būti organizacijos struktūros keitimo laikotarpiu, kai žmonėms kyla nerimas dėl savo vaidmens. Online erdvėje gali rastis noras aptarti kolegos, su kuriuo konkuruojama, neteisingai parengtą dokumentaciją, ir taip parodyti savo autoritetą.
Fizinės erdvės pakeitimas virtualia yra savaime iššūkis „senai“ tvarkai ir susitarimams [1]. Todėl verta pagalvoti, kokiais susitarimais vadovaujamasi virtualioje erdvėje. Kas tuos susitarimus nustato ir jais rūpinasi?
Įsivaizduojama darbo erdvė gali būti svarbesnė, nei galvojome
Išties, kas gi nustato susitarimus ir yra online erdvės šeimininkas? Online darbo erdvės įsivaizdavimą žmonių galvose lemia daug dalykų, pavyzdžiui, kas pakvietė prisijungti, kas rūpinasi taisyklėmis, kas informuoja, kokia online grupės užduotis ir kad būtų susitelkta būtent į tos užduoties atlikimą. Prisimenu, kaip prieš kelis metus organizavome patirtinę lyderystės konferenciją online rusų kalba. Susirinko rusiškai kalbantys žmonės iš įvairiausių pasaulio vietų. Nustebome, kad daugelis įvardijo, jog įsivaizduoja, kad konferencijos erdvė yra Lietuvoje ar Baltijos šalyse. Sakė esantys saugioje erdvėje, kur galima kalbėtis nebijant cenzūros. Buvo dalyvių iš Ukrainos, kurie prisimena, kaip Krymo aneksijos laikotarpiu buvo atvykę laikinai į Vilnių kaip saugią erdvę, todėl dabar dalyvaudami Zoom įsivaizdavo tą erdvę Lietuvoje. Kodėl Zoom vykstančios konferencijos dalyviai įsivaizdavo, kad konferencijos vieta Lietuva? Greičiausiai tokį įsivaizdavimą lėmė tai, kad net pusė konferencijos konsultantų ir organizatorių komandos buvo lietuviai.
Tad kyla klausimai komandų vadovams apie jų virtualias grupes. Ar esate sau atsakę, kas tos grupės šeimininkas? Ar esate tai užrašę grupės taisyklėse? Online erdvėje tai, kas įsivaizduojama turi didelį poveikį dalyvių patirčiai, lengva pasimesti ir susimaišyti. Todėl fiziškai užrašyti virtualios erdvės tikslus, susitarimus, kas rūpinasi erdve yra svarbus įnešantis struktūros ir tvarkos veiksmas.
Patarimai kuriant produktyvią sveiką darbo aplinką skaitmeninėje erdvėje:
- Svarbu nustatyti skaitmeninių platformų ir virtualių grupių įkūrimo tikslą. Vėliau stebint, kas jose vyksta, periodiškai peržiūrėti tikslus.
- Susitarkite, kokiomis valandomis klausimai/problemos rašomos virtualioje grupėje bei per kiek laiko įsipareigojama į juos reaguoti.
- Susitarkite, kokios skubos ir svarbumo klausimus rašote grupėje, o kokiais klausimais skambinama atsakingam komandos nariui. Beje, svarbiais klausimais nebūtinai skambinama vadovui. Komandos randa būdų, kaip įtraukti ir auginti darbuotojus. Pavyzdžiui, vienoje komandoje yra pora stipresnių komandos narių, kurie ruošiami sekančiam karjeros žingsniui. Komandos susitarimas toks, kad prieš skambinant vadovui, pirmiausia kreipiamasi į šiuos du kolegas. Jeigu su jais klausimo neišsprendė, tik tada skambina vadovui. Taip vadovas neužverčiamas visais klausimais, o kolegos ieško sprendimų ir auga drauge.
- Kad paprasta komunikacinė žinutė neperaugtų į aukštos temperatūros konfliktą, verta apmąstyti, ką komunikuoti raštu, o kokius dalykus pasilikti gyvai komunikacijai. Galbūt virtuali erdvė tinkama vieta kelti motyvaciją ir džiaugtis pasiekimais, sveikinti prisijungusius naujus narius. Tačiau koreguojantį grįžtamąjį ryšį gali būti prasminga išsakyti tiesiai kolegai į akis arba parašyti asmeniškai. Tuo tarpu grupėje galima pasidalinti žinute, kur sugrupuojamos kelios pasikartojančios klaidos neįvardinant, kas jas padarė, ir pateikiami patarimai, kaip tokiais atvejais galima efektyviau išvengti klaidų.
- Fizinės erdvės pakeitimas virtualia yra savaime iššūkis „senai“ tvarkai ir susitarimams. Todėl verta pagalvoti, kokiais susitarimais vadovaujamasi virtualioje erdvėje. Pagalvokite, kur susitarimai skelbiami ir primenami?
- Svarbu įsivardinti, kas yra virtualios grupės/platformos šeimininkas? Ar esate tai užrašę ir grupės taisyklėse? Šeimininkas rūpinasi, kad susitarimai atsirastų ir kad jų būtų laikomasi. Taip pat nepalieka savieigai, kai grupė nukrypsta nuo susitarimų ir pradeda veikti neproduktyviai. Online erdvėje labai lengva pasimesti, susimaišyti, todėl fizinis užrašymas, kokie susitarimai ir kas atsakingas, yra svarbus veiksmas, įnešantis aiškumo.
Skaitmeninė darbo erdvė produktyvesnė, kai aiškūs tikslai ir susitarimai
Daugelyje organizacijų dabar įprasta, kad komandų vadovai turi susikūrę vidinės grupes tam tikrose online platformose. Jie tai daro siekdami geresnės komunikacijos, nes dėl hibridinio darbo ar slenkančių grafikų komandos darbe susitinka rečiau, arba prasilenkia ir nesusitinka visai. Dažnai online grupės autopilotiškai kuriamos pernelyg negalvojant, koks grupės tikslas, kokios taisyklės, kas atsakingas prižiūrėti, kad online grupė laikytųsi susitarimų.
Skaitmeninių įrankių turėjimas ne tik suteikia daugiau galimybių komunikacijai ir bendradarbiavimui komandoje, bet ir uždeda papildomą atsakomybę, kad vidinės komunikacijos online grupės turėtų savo tikslą bei laikytųsi susitarimų. Verta įsivardinti, kokį vaidmenį atliekantis žmogus bus atsakingas reaguoti, kai veiksmai vidinės komunikacijos grupėje peržengia susitarimų ribas ir ima trukdyti komandos darbui ir santykiams.
Štai tokios mintys kyla galvojant apie lyderystės iššūkius, kylančius dirbant skaitmeninėje erdvėje. Skaitmenizacija ir hibridinis darbas sparčiai išaugo po pandemijos, todėl svarbu apmąstyti ne tik skaitmenizacijos privalumus, bet ir jos keliamus iššūkius lyderystėje bei komandų bendradarbiavime.
Šaltiniai:
-
Carlyle J., Buzaitytė-Kašalynienė J., Speičytė-Ruschhoff E. ir Tanner C. Straipsnis “…When what’s needed is imagination”: using remote platforms for group relations and organizational practices / Žurnalas “Organisational and Social Dynamics: Volume 22 Number 1”, 2022.
- Poutanen J. Socio-technical transitions theory: a multi-level and change-oriented perspective on organisational space. A handbook of Management theories and models for office environments and services. Routledge,
2022.
Taip pat kviečiu skaityti/klausyti:
Kultūrų ir vertybių karas. Evoliucijos ir involiucijos susidūrimas.
Kolektyviniai sapnai karo laikotarpiu – Dieve, tai mano namai!
Kultūra ir vertybės krizės laikotarpiu – pokalbio podcast’as
